ซอฟต์แวร์บัญชีเป็นระบบการบันทึกธุรกรรมทางการเงินบนคอมพิวเตอร์ในตัวเลือกการบัญชีเต็มรูปแบบเกือบขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจที่รองรับ ซอฟต์แวร์ทางการเงินอาจแตกต่างจากโซลูชันหลายล้านปอนด์สำหรับบริษัทมหาชนขนาดใหญ่ไปจนถึงรายการที่จัดการง่าย ๆ ของรายได้และค่าใช้จ่าย ความต้องการจากซอฟต์แวร์บัญชีมีความหลากหลายกับแพคเกจการบัญชีการเงินที่ซับซ้อนและครอบคลุมมากที่สุดซึ่งรวมข้อมูลการรายงานทางการเงินและจัดการโดยทีมงานของนักบัญชีที่มีคุณสมบัติซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยเสมียนบัญชีผู้ทำบัญชี ในอีกด้านหนึ่งของขนาดผู้ประกอบการค้าที่ทำธุรกิจด้วยตนเองเพียงคนเดียวอาจใช้โปรแกรมบัญชีและสร้างบัญชีการเงินสำหรับปีในช่วงบ่าย

แตกต่างกันจำเป็นต้องมีจากแพ็คเกจโปรแกรมบัญชี

ที่ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์และความต้องการของลูกค้า การทำบัญชีรายการสองครั้งโดยอัตโนมัติผ่านระบบฐานข้อมูลและอาจจัดเรียงในโมดูลทางการเงินโดยปกติจะเป็นทางเลือกของบริษัทมหาชนส่วนใหญ่ การทำบัญชีรายการเดียวจะไม่เป็นวิธีการบัญชีที่ยอมรับได้สำหรับบริษัทจำกัด เนื่องจากข้อกำหนดการตรวจสอบและภาระผูกพันตามกฎหมาย ทำบัญชีรายการเดียว โปรแกรมบัญชีแต่มีสถานที่ในตลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีความซับซ้อนน้อยกว่าที่รักษาการควบคุมทางการเงินผ่านความรู้ที่ใกล้ชิดของการทำธุรกรรมทางการเงินทุก

วัตถุประสงค์หลักของผู้ค้ารายเดียวมีแนวโน้มที่จะเป็นผู้ผลิตบัญชีภาษีและกรอกแบบฟอร์มการคืนภาษีประจำงวดและประจำปีซอฟต์แวร์ทางการเงินในระดับที่ซับซ้อนที่สุดในบริษัทที่ใหญ่ที่สุดสะท้อนถึงฟังก์ชั่นการบัญชีในองค์กรเหล่านั้นด้วยโมดูลต่างๆ โปรแกรมบัญชีสำหรับบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้การควบคุมสินค้าคงคลังบัญชีแยกประเภททั่วไปและสินทรัพย์ถาวร โมดูลการบัญชีเหล่านี้อาจถูกรวมเข้ากับฟังก์ชั่นธุรกิจอื่น ๆ เช่นฟังก์ชั่นการผลิตและการจัดส่งและยังแบ่งออกเป็นโมดูลแยกต่างหากภายในฟังก์ชั่นทางการเงิน

โปรแกรมบัญชีในบริษัทขนาดใหญ่สมุดรายวันการขาย

การป้อนข้อมูลของการหมุนเวียนการขายมักจะเป็นความรับผิดชอบของแผนกหนึ่งในขณะที่ฟังก์ชั่นบัญชีลูกหนี้อาจถูกแบ่งออกด้วยฟังก์ชั่นการควบคุมเครดิตผู้เชี่ยวชาญภายในโมดูลบัญชีนั้น แผนกเพิ่มเติมอาจรวมถึงการบริหารการขายและบันทึกลูกค้า ในทำนองเดียวกันฟังก์ชั่นบัญชีเจ้าหนี้อาจถูกแบ่งระหว่างแผนกจัดซื้อแผนกบัญชีใบแจ้งหนี้การซื้อและฟังก์ชั่นทางกฎหมายสำหรับการชำระเงินที่เกินกำหนด โปรแกรมบัญชีสำหรับบริษัทขนาดเล็กและองค์กรมักเป็นระบบการป้อนข้อมูลของธุรกรรมสำคัญซึ่งรวมถึงรายได้จากการขายค่าใช้จ่ายในการซื้อ

ธุรกรรมเงินสดและธนาคาร การป้อนเอกสารสำคัญเหล่านี้ไปยังฐานข้อมูลซึ่งเป็นไปตามหลักการทำบัญชีสองรายการโดยอัตโนมัติและสร้างฐานข้อมูลบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้และฐานข้อมูลบัญชีแยกประเภททั่วไป โปรแกรมบัญชีบางอย่างมักจะต้องใช้ระบบซอฟต์แวร์บัญชีฐานข้อมูลและความรู้ทางการเงินนั้นมักจะมีอยู่ภายในบริษัทเนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีฐานข้อมูลยังจ้างพนักงานบัญชีหรือเสมียนบัญชีเพื่อป้อนข้อมูลและในบริษัทขนาดเล็กกว่าเล็กน้อย